Participatie aanvragers omgevingsvergunning
Op deze pagina leest u wat u aan participatie moet doen als u een omgevingsvergunning nodig heeft voor uw plan. Dat kan een vergunning zijn voor een kleine verbouwing aan een woning, bijvoorbeeld voor een dakkapel of een garage. Of een vergunning voor een groot project, zoals het bouwen van meerdere woningen.
Om het vergunningstraject soepel te laten verlopen, is het goed om de mensen die ermee te maken krijgen bij uw plan te betrekken. Dit noemen we participatie. Met goede participatie wordt uw plan beter en heeft uw aanvraag een grotere kans van slagen.
Participatie betekent dat u mensen betrekt die te maken krijgen met uw plan. Dit kunnen buren, bedrijven of organisaties zijn. U betrekt hen door ze te informeren, te laten meedenken of mee te laten werken. Zo zorgt u ervoor dat alle belangen, meningen, kennis en creativiteit worden meegenomen.
Dit doet u al voordat het plan echt vorm krijgt. Hoe u dit doet, hangt af van hoe groot het project is en wie er allemaal iets van gaat merken. Over het algemeen geldt: hoe groter en complexer een plan, hoe meer effect het plan heeft op de omgeving en dus hoe belangrijker het betrekken van uw omgeving is.
In een goed participatiproces krijgt iedereen de kans om mee te praten. Dat heeft meerdere voordelen:
- Doordat u reacties, goede ideeën of tips krijgt wordt uw plan beter
- U hoort wat de wensen, zorgen en behoeften zijn van mensen die met uw plan te maken krijgen: daar kunt u dan al vroeg rekening mee houden
- Wanneer u de omgeving betrekt, kan dat voor begrip zorgen en voorkomt u misschien bezwaren
Participatie leidt ook tot betere besluiten van de gemeente. Want als gemeente moeten we bij het verlenen van een vergunning goede afwegingen kunnen maken. Zijn alle belangen in beeld van de mensen die door het plan of voornemen worden geraakt? Wat is er gedaan om daaraan tegemoet te komen?
Dat betekent trouwens niet per se dat iedereen het er mee eens moet zijn. Dat is niet altijd mogelijk. Het kan wel helpen om begrip te krijgen voor het plan.
Soms bent u verplicht om participatie te doen. Bijvoorbeeld bij nieuwbouw in het beschermde dorpsgezicht van Ouderkerk. Of als een boerderij in het landelijk gebied wordt omgebouwd tot woonhuis. De volledige lijst van onderwerpen waarbij participatie verplicht is vindt u op lokale regelgeving op overheid.nl.
Meestal is participatie vrijwillig. Maar verplicht of vrijwillig, u kunt in beide gevallen zelf bepalen hoe u de participatie uitvoert.
Wanneer u een omgevingsvergunning aanvraagt, kijkt de gemeente of en hoe u het betrekken van de omgeving heeft aangepakt. Met het participatieverslag dat u bij uw aanvraag indient, laat u dit aan de gemeente zien.
Een klein plan of voornemen heeft over het algemeen op minder mensen invloed dan een groot plan. Daarom geldt: hoe groter een plan is, hoe belangrijker het is om mensen uit de omgeving te laten participeren. In de volgende 5 stappen laten we u zien hoe u de participatie regelt die past bij uw plan.
Beschrijf kort en duidelijk uw plan.
Maak een lijst van mensen die iets gaan merken van uw plan. Denk aan buren, ondernemers, instellingen, stichtingen, verenigingen of overheden. Schrijf daarna op hoe ze iets merken van uw plan. Denk aan mogelijke gevolgen, zoals geluids- of parkeeroverlast, of het wegnemen van zon bij uw buren. De invloed van een plan op de omgeving noemen we ook wel de impact.
Een impactscan is een snelle test om de invloed van het plan op de omgeving te onderzoeken. Een voorbeeld van een impactscan vindt u verderop op deze pagina. Aan de hand van een paar vragen brengt u in beeld hoe groot de gevolgen van het plan zijn. Dat bepaalt op welk niveau u participatie het best kunt inzetten: Laag, Middel of Hoog. Op de afbeelding hieronder worden deze 3 participatieniveaus uitgelegd.
Afbeelding: 3 niveaus van participatie.
Tekst bij afbeelding:
Laag
- Weinig mensen ervaren de gevolgen van uw plan
- Beperkte participatie. Meestal volstaat goed informeren.
- Voorbeelden: Het plaatsen van een dakkapel; Aanbouw van een schuur; Het kappen van een boom.
- Participatievormen: Persoonlijk gesprek; Mail of brief; Groepsapp
Middel
- Meerdere mensen in een straat of buurt (inwoners, verenigingen, bedrijven) ervaren de gevolgen van uw plan.
- Laat hen meedenken, inventariseer de belangen en weeg die mee. Pas eventueel uw plan aan. Informeer iedereen zo goed mogelijk.
- Voorbeelden: Het bouwen van een of meerdere woningen; Een winkel veranderen in woonruimte; Een woning veranderen in een bedrijf.
- Participatievormen: Persoonlijk gesprek; Folder; Mail of brief; Informatiebijeenkomst; Enquête of reactieformulier; Buurtapp.
Hoog
- Er zijn veel groepen mensen, bedrijven of organisaties die geraakt kunnen worden door uw plan.
- Ga met hen in gesprek en laat ze meedenken. Presenteer ideeën en werk samen verschillende opties uit door hen te laten meewerken. Informeer breed.
- Voor sommige van dit soort grote plannen geldt een participatieverplichting; zie bijlage 2.
- Voorbeelden: Grootschalige woningbouw; Plaatsing van windmolens of zonnepaneelvelden; Vestiging van bedrijven op bedrijventerreinen.
- Participatievormen: Informatiebrief; Informatieavond; Enquête; Brainstormsessie; Gezamenlijke werksessie; Website; Video; Online overleg.
U hebt nu een goed beeld van de mensen die iets gaan merken van uw plan en van de gevolgen voor hen van uw plan. Kortom, van de impact van uw plan. En u weet welk participatieniveau bij uw plan past (laag, midden of hoog).
Deze informatie bepaalt hoeveel invloed mensen krijgen. Hoeveel ruimte zij krijgen om hun stem te laten horen. Of u hen laat:
- meeweten: u informeert hen over uw plan
- meedenken: u vraagt hen naar hun mening en ideeën
- meewerken: u laat hen samen met u meewerken aan uw plan
- meebeslissen: u laat hen samen met u beslissen over uw plan
Er zijn verschillende mogelijkheden om mensen te informeren, te laten meedenken of zelf aan de slag te laten gaan.
U kunt voor de participatie bijvoorbeeld gebruikmaken van een buurtapp, brief, e-mail, flyer, informatiebijeenkomst, inloopmoment/spreekuur, persoonlijk gesprek, online overleg, website, facebookpagina, video, infographic, enquête, gezamenlijke brainstorm- of werksessie, discussiepanel.
Vaak is er sprake van een combinatie, bijvoorbeeld informeren via een brief met een uitnodiging om mee te denken op een informatiebijeenkomst.
Welke manier van participeren u ook kiest, het is belangrijk om bij te houden:
- Wat u heeft gedaan
- Wat dit aan informatie heeft opgeleverd
- Welke ideeën u heeft overgenomen en welke niet
Met de voorgaande vier stappen hebt u in kaart gebracht hoe u uw omgeving zo goed mogelijk kunt betrekken en wat dit heeft opgeleverd voor uw plan. Al deze stappen verwerkt u in uw participatieverslag. Het participatieverslag laat zien hoe u de participatie heeft aangepakt en hoe alle feedback is verwerkt in het definitieve plan. Na afloop van de participatie stuurt u dit verslag mee met uw vergunningsaanvraag.
Verderop op deze pagina vindt u een opzet voor een participatieplan en -verslag.
Bij de vergunningaanvraag kijkt de gemeente naar hoe u de participatie heeft georganiseerd. We letten hierbij op het volgende:
- Wie heeft u betrokken bij uw plan?
- Hoe heeft u deze belanghebbenden bij het plan betrokken?
- Past het toegepaste participatieniveau bij het plan?
- Wat heeft u gedaan met de resultaten van de participatie?
Dit staat beschreven in het participatieverslag. Dit stuurt u met de vergunningaanvraag naar de gemeente.
Goede participatie helpt, maar betekent niet dat u een vergunning krijgt. De gemeente kijkt namelijk ook naar andere zaken. Bijvoorbeeld naar de regels die gelden voor het plan dat u wilt uitvoeren. Ook blijft de mogelijkheid voor bezwaar en beroep bestaan. Maar door een goed gesprek met de omgeving kunt u het plan beter maken. Ook is er dan meer kans op steun van de omgeving (draagvlak).
Bij plannen met een hoge impact en een hoog participatieniveau is het raadzaam om uw participatieplan vooraf af te stemmen met de gemeente. Om dubbele werkzaamheden te voorkomen en de gemeente vooraf te vragen om feedback.
Heeft u nog vragen over de participatie bij uw project? Stuur dan een mail naar gemeente@ouder-amstel.nl met als onderwerp ‘participatie omgevingsvergunning <naam van uw project>’.
Participatie - en alles wat daarbij komt kijken - is voor veel mensen nieuw. We gebruiken veel nieuwe woorden. Voor een goed begrip van wat we onder participatie verstaan, vindt u hieronder een aantal veel voorkomende woorden met een uitleg.
Initiatief: Het plan of project waarvoor u een vergunning aanvraagt en waarover geparticipeerd wordt.
Initiatiefnemer of aanvrager vergunning: Degene die een plan wil uitvoeren en daarvoor een aanvraag voor vergunning indient.
Belanghebbenden: Mensen, bedrijven of organisaties die te maken krijgen met uw plan of voornemen en daarvan de gevolgen kunnen merken.
Participatie: Het proces waarbij mensen, bedrijven of organisaties betrokken worden om mee te doen. Dat kan door hen te informeren (meeweten), te laten meedenken, te laten meewerken of misschien zelfs over een uitwerking te laten meebeslissen.
Participanten: Alle mensen en organisaties die daadwerkelijk betrokken zijn geweest bij het participatieproces.
Verplichte participatie: De gemeenteraad heeft een lijst vastgesteld met projecten waarvoor het verplicht is om participatie te doen. Het gaat om activiteiten die niet binnen het omgevingsplan passen en waarvoor een vergunning nodig is.
Impact of gevolgen: Hoeveel effect heeft het initiatief of plan op mensen, organisaties of bedrijven. Worden zij geraakt omdat het plan iets verandert in hun leefomgeving?
Invloed: Hiermee wordt bedoeld hoeveel ruimte de participanten krijgen om hun stem te laten horen. Afhankelijk van de impact zal dat meedenken, meewerken of meebeslissen zijn. Soms volstaat informeren (meeweten).
Meeweten: Ervoor zorgen dat alle betrokkenen goed en regelmatig geïnformeerd worden, waardoor ze in elke fase op de hoogte zijn van wat er gebeurt en wat dat voor hen betekent.
Participatieplan: Het plan waarin staat wie u moet betrekken bij uw plan, hoe intensief en met welke middelen. Dit volgt uit de impact of gevolgen die het plan heeft op de omgeving en de mensen. Zie ook bijlage 3 en 4.
Participatieverslag: Een verslag waarin is beschreven hoe u mensen hebt betrokken tijdens het participatietraject en wat u hebt gedaan met de feedback die dat heeft opgeleverd.
Feedback: Het totaal van reacties op uw plan, alle ideeën, suggesties, meningen, bezwaren en zienswijzen, noemen we feedback.
December 2023 heeft de gemeenteraad van Ouder-Amstel bepaald dat bij sommige onderwerpen participatie verplicht is. Hieronder geven wij een paar voorbeelden. De volledige lijst met onderwerpen waarbij participatie verplicht is vindt u op overheid.nl.
Dorpen (Ouderkerk aan de Amstel en Duivendrecht)
- Bij de bouw van meer dan 3 nieuwe huizen of 6 appartementen
- Bij nieuwbouw in het beschermde dorpsgezicht van Ouderkerk
- Bij grote gebouwen als scholen, winkels of sportgebouwen (groter dan 250m2)
- Bij hoge zendmasten (hoger dan 50 meter)
Bedrijventerreinen
- Bij nieuwe bedrijventerreinen groter dan 500m2
- Als een bedrijf meer dan 20% groter wordt
- Bij hoge zendmasten (hoger dan 50 meter)
Landelijk gebied (Amstelscheg, Rondehoep en Waver)
- Voor huizen groter dan 750m3
- Als een boerderij wordt omgebouwd tot woonhuis/woonhuizen
- Bij grote gebouwen als winkels of recreatie (groter dan 250m2)
- Bestaande niet-agrarische bedrijven mogen maar 15% groeien zonder advies
Om te bepalen welke niveau van participatie wenselijk is, kunt u een korte impactscan uitvoeren. Dit is een snelle test om de invloed van het plan op de omgeving te onderzoeken. Aan de hand van een paar vragen brengt u in beeld of er gevolgen zijn voor de mensen en zo ja, hoe groot.
Hieronder vindt u een voorbeeld van zo’n scan. Beantwoord de vragen door een kruisje te zetten in een van de vakken. Bekijk of ze overwegend in het vak met Ja, Nee of Een beetje staan en keuze voor het niveau waarop u participatie wilt uitvoeren.
- Overwegend Nee? De impact is laag. Betrek de omgeving door te informeren. Participatieniveau Laag.
- Overwegend Een beetje? De impact is gemiddeld. Betrek de omgeving door hen te informeren, mee te laten denken en belangen te wegen. Participatieniveau Middel.
- Overwegend Ja? De impact is hoog. Betrek de omgeving internsief. Laat hem meedenken en meewerken om samen tot een optimaal resultaat te komen. Informeer steeds in elke fase goed. Participatieniveau Hoog.
Let op: Dit is een hulpmiddel. Misschien spelen er nog meer belangrijke vragen in uw plan die van invloed zijn. Gebruik deze scan vooral om u een beeld te vormen.
| Vorm en niveau van participatie | Ja | Nee | Een beetje |
|---|---|---|---|
| Het is een nieuw initiatief voor de buurt/omgeving | |||
| Het is een omvangrijk plan | |||
| Veel mensen, bedrijven en mogelijk ook organisaties zullen de gevolgen ervaren | |||
| Een specifieke groep zal vooral de gevolgen merken | |||
| Er spelen al veel andere projecten in de omgeving die (ook) hinder veroorzaken of (veel) emoties oproepen | |||
| De maatschappelijke,- politieke- en mediabelangstelling zal groot zijn |
Hieronder vindt u een opzet voor een goed participatieplan en -verslag. Een ingevuld participatieverslag voegt u toe aan uw aanvraag van een omgevingsvergunning.
- Uw gegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf/organisatie, contactpersoon)
- Geef een korte omschrijving van uw plan
- Wie merken er iets van uw plan?
- Wat merken zij van uw plan?
- Is de impact en het participatieniveau van uw plan volgens u laag, middel of hoog? (licht uw antwoord kort toe)
- Wie heeft u betrokken bij uw plan?
- Op welke manier konden zij participeren: mee-weten, mee-denken, mee-werken of mee-beslissen?
- Hoe heeft u hen betrokken? (persoonlijk gesprek, brief, e-mail, flyer, informatiebijeenkomst enzovoort)
- Hoe heeft u het plan met hen gedeeld? (mondeling, brief, presentatie, website, folder, ontwerp laten zien enzovoort)
- Wat vonden zij van uw plan? (reacties, tips, ideeën, kritiek, belangen, knelpunten)
- Wat heeft u met hun reacties en ideeën gedaan?
- Heeft het tot aanpassingen van uw plan geleid? Zo ja, welke? Zo nee, waarom niet?
- Als u aanpassingen aan uw oorspronkelijke plan heeft gedaan, heeft u die nieuwe versie van het plan dan opnieuw met de betrokkenen gedeeld? Hoe werd hierop gereageerd?
- Hoe heeft u de betrokkenen tijdens en na afloop van het participatietraject op de hoogte gehouden?
- Gaat u hen ook informeren tijdens de vergunningsaanvraag en over het resultaat van de aanvraag?
- Heeft u nog andere informatie of opmerkingen die belangrijk zijn?